Polityka Prywatności – zasady gromadzenia i przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora

  1. Definicje:
    1. Administrator/Organizator – Grupa Conway spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Poznaniu, ul. Przemysłowa, nr 46 a, lok. 81, Poznań, kod 61-541, KRS: 0000837513, Regon: 385908942, NIP: 7831815317
    2. Dane Osobowe – informacje pozwalające na identyfikację Użytkowników, poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym zawód/stanowisko, specjalizacja, płeć, adres zamieszkania, miejsce pracy, nr IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
    1. Serwis Projektu/Serwis Wydarzenia – Serwis internetowy udostępniony przez Administratora pod adresem www.besmart.ino.pl oraz pod adresami będącymi przekierowaniami z tego adresu, a także  każdym innym będącym ich uzupełnieniem lub kontynuacją i każdym, który go zastąpi.
    2. Projekt/Wydarzenie –  wydarzenie organizowane dla Uczestników przez Organizatora, dostępne w Serwisie Wydarzenia. Organizator zastrzega sobie możliwość organizacji Projektu/Wydarzenia wyłącznie w formie on line lub w postaci mieszanej, tj. on line i w postaci stacjonarnej.
    3. Uczestnik/Użytkownik  – osoba fizyczna zarejestrowana w Wydarzeniu i w Serwisie Wydarzenia jako Uczestnik/Użytkownik lub osoba uprawniona do udziału w Wydarzeniu i w Serwisie Wydarzenia w innej roli (np. prelegent). Użytkownikiem może być także inna osoba, która korzysta z Serwisu Projektu nie biorąc udziału w samym Wydarzeniu.
    4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
    5. Konto  – dostępne dla Uczestnika  miejsce w Serwisie, gdzie Uczestnika  wprowadza swoje dane, zarządza nimi oraz publikuje je zgodnie z wybranymi przez siebie ustawieniami prywatności.
    6. Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
  1. Administrator danych osobowych Użytkowników – czyli kto gromadzi i przetwarza Dane Osobowe Użytkowników.

Administratorem danych osobowych (zwanym dalej “Administratorem”) Użytkowników korzystających z Serwisu Projektu  jest: Grupa Conway spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Poznaniu, ul. Przemysłowa, nr 46a, lok. 81, Poznań, kod 61-541, KRS: 0000837513, Regon: 385908942, NIP: 7831815317.

Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony danych udostępnionych przez Użytkowników Serwisu. Dane udostępnione przez Użytkowników są chronione i zabezpieczone przez Administratora przed dostępem osób nieupoważnionych.

Serwis jest ogólnodostępny dla wszystkich zainteresowanych, uprawnionych do udziału Wydarzeniu, którzy zarejestrowali się jako Uczestnicy.

Uczestnik  dobrowolnie wypełnia formularz w celu dokonania rejestracji i dobrowolnie wprowadza dane niezbędne do udziału w Wydarzeniu.

  1. Korzystanie z Serwisu i Dane Osobowe Uczestników gromadzone i przetwarzane przez Administratora – czyli jakie dane osobowe Uczestników są gromadzone i przetwarzane i w jakim celu ?

Podczas procesu rejestracji, przebiegającego przy użyciu formularza umieszczonego na stronie Wydarzenia niezbędne jest podanie następujących danych: adresu poczty elektronicznej – loginu do serwisu, imienia, nazwiska, miejscowości zamieszkania, numeru NPWZ oraz głównej specjalności.

Po uzyskaniu statusu Uczestnika, Administrator gromadzi i przetwarza Twoje Dane Osobowe.

Przez te dane należy rozumieć adres IP oraz inne identyfikatory, podane podczas rejestracji: imię i nazwisko, adres zamieszkania, zawód/stanowisko/miejsce zatrudnienia, numer NPWZ, specjalizacja oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies albo innych podobnych technologii.

Twoja aktywność w Serwisie, w tym Twoje Dane Osobowe, są także rejestrowane w logach systemowych.

Akcentujemy, że Administrator gromadzi i wykorzystuje również Dane osobowe podane przy rejestracji Uczestnika w Wydarzeniu.

Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług, czyli w celach:

– zapewnienia udziału Uczestnika w Wydarzeniu oraz zapewnienia dostępu do usług w ramach Wydarzenia i jego Serwisu, ,

– dla celów rozliczeń finansowych między Organizatorem a Uczestnikiem, jeśli udział Uczestnika w Wydarzeniu związany jest z koniecznością uiszczenia opłaty przez Uczestnika,

– analitycznych i statystycznych – by stale poprawić jakość usług świadczonych w ramach Wydarzenia i jego Serwisu i dostosowywać funkcjonalności Serwisu do Twoich potrzeb,

– wykrywania nadużyć, identyfikacji i przeciwdziałania zagrożeniom dla stabilności i poprawności działania Serwisu i zapewnienia bezpieczeństwa Uczestników Wydarzenia, w tym Serwisu,

– przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania wszelkich reklamacji lub pytań Uczestników,

 – działań marketingowych Administratora oraz firm z branży medycznej i farmaceutycznej, z którymi Administrator współpracuje, w szczególności związanych z prezentowaniem informacji o aktualnej ofercie nowych usług dla Uczestników.

Uczestnicy w każdej chwili mają prawo wglądu do swoich danych oraz ich nieodpłatnej aktualizacji.

Zbiór zgromadzonych danych jest chroniony tj. traktowany jest jako wydzielona baza danych i przechowywany w logicznie wydzielonej strefie bezpieczeństwa, zapewniającej właściwą ochronę bazy.

  1. Udostępnienie Danych Osobowych Uczestników Wydarzenia i Użytkowników Serwisu – czyli kto i kiedy ma prawo żądać dostępu do tych danych ?

Dane osobowe podlegają udostępnieniu podmiotom zewnętrznym, współpracującym z Administratorem wyłącznie w granicach prawnie dozwolonych tj. tylko wtedy gdy podanie tych danych jest konieczne dla świadczenia usług w ramach Wydarzenia i jego Serwisu oraz w celu świadczenia usług marketingowych przez Administratora oraz przez firmy z branży medycznej i farmaceutycznej, z którymi Administrator współpracuje. Podawane są tylko te dane, które są konieczne.

Jeśli Wydarzenie ma także charakter stacjonarny, to Twoje Dane osobowe będą w szczególności udostępnione hotelowi w którym organizowane jest Wydarzenie, dla celów rezerwacji pobytu Uczestnika w czasie Wydarzenia i dostępu do innych usług związanych z pobytem Uczestnika.

Należy jednak podkreślić, że Administrator może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych w związku z Wydarzeniem upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania.

Dane Uczestników przetwarzane są w sposób zgodny z zakresem udzielonego zezwolenia oraz wymogami prawa, w szczególności RODO.

Administrator nie będzie przekazywać danych osobowych poza kraje Unii Europejskiej.

  1. Czym są pliki cookies tzw. “ciasteczka”?

Serwis korzysta z plików cookies (tzw. „ciasteczek”), tzn. danych informatycznych, w szczególności plików tekstowych, przechowywanych w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczonych do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu, a wykorzystywane są w następujących celach: tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości; utrzymania sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła; określania profilu Użytkownika w celu wyświetlania mu dopasowanych materiałów w sieciach reklamowych, w szczególności sieci Google. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.

Pliki cookie mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z Serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji Użytkownika lub czasie pozostawania na danej stronie.

W zakresie informacji o preferencjach Użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google Użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/

Wyłączenie obsługi plików cookies jest możliwe, może jednak utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić korzystanie ze stron www.

  1. Jakie informacje z aktywności Użytkownika w Wydarzeniu, przechowują logi serwera z którego jest obsługiwane Wydarzenie?

Informacje o zachowaniach Użytkowników podlegają automatycznemu logowaniu w warstwie serwerowej systemu informatycznego używanego przez Serwis. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania Serwisem oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług hostingowych.

Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi może podlegać czas nadejścia zapytania, czas wysłania odpowiedzi, nazwa stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP, informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP, adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Użytkownika (referer link) – w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik, informacje o przeglądarce Użytkownika oraz o adresie IP.

Dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony, a  wykorzystywane są jedynie dla celów administrowania serwerem.

  1. Subskrypcja newslettera.

Podczas rejestracji lub w późniejszym czasie Użytkownik może wyrazić zgodę na subskrypcję newsletter, tzn. otrzymywanie drogą mailową lub SMS/MMS bezpłatnych informacji związanych z organizacją i przebiegiem Wydarzenia, związanych z  aktywnością  Serwisu lub samego Administratora, wysyłanych okresowo przez Administratora.

Subskrypcję można w każdej chwili anulować, poprzez kliknięcie na link „wypisz się”, znajdujący się w każdej przesłanej wiadomości elektronicznej. Rezygnacja z subskrypcji nie jest jednoznaczna z usunięciem konta w Serwisie tj. anulowanie tego dostępu nie pozbawia Użytkownika prawa do udziału w Wydarzeniu.

Administrator zastrzega sobie prawo do przesyłania za pośrednictwem newslettera reklam oraz informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Administrator ma prawo chwilowego wyłączenia usługi newslettera ze względów technicznych.

  1. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

    1. dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania,
    2. usunięcia Danych,
    3. ograniczenia przetwarzania,
    4. prawo do przenoszenia danych,
    5. prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także
    6. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

Jeśli zarejestrowałeś się jako Użytkownik i tym samym udzieliłeś na gromadzenie i przetwarzanie Danych Osobowych, możesz ją wycofać  w całości lub w części w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość na adres biuro@grupaconway.pl

Wycofanie zgody w trakcie Wydarzenia będzie się jednak wiązać z utratą prawa udziału w Wydarzeniu.

 

  1. Okres przetwarzania danych osobowych.

Dane Osobowe  Użytkowników będą przetwarzane do czasu zakończenia Wydarzenia  oraz po Wydarzeniu:

– dla celów rozpatrzenia reklamacji Uczestników Wydarzenia czy też rozpatrzenia roszczeń związanych z uczestnictwem w Wydarzeniu, a w tym w szczególności związanych z korzystaniem z Serwisu Wydarzenia, nie dłużej jednak niż okres w którym reklamacje lub roszczenia mogą być zgłaszane lub nie dłużej niż do zakończenia spraw spornych, załatwienia reklamacji lub zaspokojenia roszczeń,

 – dla celów  marketingu bezpośredniego on line lub do czasu wycofania zgody na przetwarzanie Danych Osobowych Użytkownika.

Jest to niezbędne zarówno do poprawnego świadczenia usług w ramach Projektu, jak  i w celach marketingowych.

Jeśli usuniesz Konto lub wycofasz zgodę na przetwarzanie swoich Danych Osobowych, wówczas przetwarzanie Danych Osobowych zostanie zakończone.

W takim wypadku albo zostaną one usunięte, albo nastąpi ich anonimizacja, z tym jednak zastrzeżeniem, że część danych (imię, nazwisko, adres e-mail, historia Profilu oraz informacje o udzielonych zgodach) będą przetwarzane jeszcze przez okres trzech lat w celu oceny zasadności roszczeń/reklamacji ze strony Użytkownika.

Jeśli Użytkownik będzie korzystać z Serwisu Wydarzenia, nie będąc na nim zalogowanym, to Administrator będzie przetwarzać Twoje Dane Osobowe przez czas, w którym na Twoim urządzeniu przechowywane będą pliki cookies, user agent i oglądane przez Ciebie zakładki i informacje w serwisie.

  1. Kontakt z Administratorem. Zmiany w Polityce Prywatności.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt poprzez adres e-mail: biuro@grupaconway.pl

W przypadku zaktualizowania lub usuwania danych osobowych Użytkownika prosimy o kontakt mailowy: biuro@besmart.info.pl

Powyższa Polityka Prywatności wchodzi w życie w dniu jej opublikowania w Serwisie Wydarzenia i obowiązuje do odwołania lub zmiany. O dokonanej zmianie Polityki Prywatności Usługodawca poinformuje Użytkownika drogą poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail na 14 dni przed jej wejściem w życie, tzn. od dnia opublikowania w Serwisie.

Brak akceptacji Polityki Prywatności i/lub regulaminu danej usługi oznacza brak możliwości pełnego korzystania z Serwisu Wydarzenia oraz może się wiązać z niemożnością udziału w Wydarzeniu.